¿Qué hacer si el banco difiere por céntimos con el pago del propietario? (Ajuste al Banco)

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Al conciliar pagos reportados por propietarios (especialmente vía Pago Móvil o transferencias bancarias), es muy común que se presenten ligeras diferencias de céntimos de bolívar frente al extracto bancario, ocasionadas por:

1. Comisiones interbancarias descontadas en la transacción.
2. Pequeñas diferencias de redondeo decimal al calcular el tipo de cambio oficial del día.
3. Errores de tipeo del copropietario al ingresar el importe exacto en su aplicación bancaria.

En AdministroMiCondominio, la regla contable fundamental es: El extracto bancario es la fuente absoluta de la verdad.

¿Cómo funciona la herramienta “Ajustar al Banco y Conciliar”?

Cuando esté conciliando un pago de forma manual en el formulario de conciliación y el monto reportado en el sistema no sea idéntico al que ingresó al banco:

1. El sistema detectará automáticamente la discrepancia y abrirá una ventana de advertencia mostrando la diferencia.
2. Condición de tolerancia: Si la diferencia matemática entre el monto ingresado en el sistema y el dinero real en el banco es estrictamente menor a $0.01 USD (calculado a la tasa oficial del día):
   • Se habilitará el botón verde especial: “Ajustar al Banco y Conciliar”.
3. Al hacer clic en este botón:
   • El sistema actualiza automáticamente el monto en bolívares del recibo para que sea 100% idéntico al monto del banco.
   • El importe expresado en dólares se mantiene inalterado para no alterar la deuda ni perjudicar la solvencia del propietario.
   • La transacción queda conciliada y cuadrada al instante, evitando descuadres en el libro de banco.

¿Qué sucede si la diferencia es mayor a $0.01 USD?

Si la diferencia supera este margen de tolerancia, el botón de ajuste automático no se habilitará por seguridad contable. En ese caso debe proceder según la situación:

• Si el propietario pagó de menos: Aplique el pago por el monto real que entró al banco; la diferencia quedará pendiente en su cuenta corriente como saldo adeudado para el siguiente aviso de cobro.
• Si el propietario pagó de más: Concilie el pago y la diferencia sobrante se acreditará automáticamente en su cuenta como Saldo a Favor (Pre-pago), el cual se descontará de su próxima cuota mensual.