El ciclo de la Notificación de Cobro: De los Presupuestos y Gastos a la emisión del Aviso de Cobro mensual

Aplica para: 🏢 Administradores (Elaboración y emisión) | 🏛️ Junta de Condominio (Revisión y aprobación) | 👤 Residentes (Recepción y pago)

La Notificación de Cobro (o Aviso de Cobro mensual) es el documento central de la vida financiera del condominio. En AdministroMiCondominio, la emisión de un recibo no se hace de forma aislada: sigue un flujo estructurado de control previo, transparencia y rigor contable que conecta cuatro elementos:

1. Los Presupuestos (Finanzas > Presupuestos)

Antes de cobrar a los vecinos, se planifican los costos del período.

• ¿Dónde se gestionan?: En el panel del Administrador, ve a Finanzas > Presupuestos.
• Creación: El Administrador pulsa "Nuevo Presupuesto", asigna el nombre (ej: Mantenimiento de Ascensores Julio 2026, Vigilancia y Seguridad), el período (AAAA-MM), el monto estimado (USD/Bs.) y el tipo de distribución (por Alícuota general, partes iguales o exclusivo de un espacio común).
• Estados del Presupuesto:
  1. 🟡 Borrador (draft) o Pendiente de Aprobación (pending_approval): El presupuesto está en formulación.
  2. 🟢 Aprobado (approved): Ha recibido el visto bueno para ser ejecutado o incluido en el cobro.
  3. 🔵 En Cobro (in_collection): Se ha vinculado a un Aviso de Cobro emitido a los propietarios.

🏛️ Rol de la Junta de Condominio en los Presupuestos:
Desde Mi Panel Junta, los miembros pueden dirigirse a Finanzas > Presupuestos para auditar qué presupuestos están formulados, si cuentan con gastos asociados y dar su conformidad antes de que se proceda a su inclusión en el aviso de cobro del mes.

2. Los Gastos y su Ejecución Financiera

Un presupuesto agrupa uno o varios Gastos (Expenses) reales facturados al edificio.

• Registro de Gastos: En Finanzas > Gastos, se asientan las facturas comerciales, compras de insumos o servicios con su soporte fiscal, asociándolos al presupuesto correspondiente.
• Pagos a Proveedores (Finanzas > Pagos a Proveedores):
  Cuando se cancela la factura a la empresa de mantenimiento, plomería o cerrajería, el Administrador registra el pago indicando la cuenta bancaria del condominio de donde salieron los fondos, el número de referencia y el monto.
• Pagos a Empleados (Finanzas > Pagos a Empleados):
  De igual forma, los salarios, beneficios u honorarios del personal residencial (vigilantes, conserjes, personal de limpieza) se liquidan y asientan en este módulo.

3. Elaboración del Borrador del Aviso de Cobro (Finanzas > Avisos de Cobro)

Finalizado el mes, el Administrador consolida todos los conceptos para armar la cobranza:

1. Dirígete a Finanzas > Avisos de Cobro y haz clic en "Nuevo Aviso de Cobro".
2. Información del Período:
   • Selecciona el Mes y el Año.
   • Tasa Histórica (BCV): Selecciona la tasa oficial de la fecha de cierre que regirá la conversión del aviso.
3. Fechas:
   • Fecha de Emisión y Fecha de Vencimiento.
4. Presupuestos y Fondos Asociados:
   • Presupuestos: Marca en el selector múltiple todos los presupuestos que se van a prorratear y cobrar en este aviso.
   • Fondos de Reserva: Selecciona los fondos activos (ej: Fondo de Reserva 10%, Fondo de Prestaciones) para que el sistema calcule automáticamente su cuota porcentual.
5. Haz clic en "Crear". El aviso quedará en estado 🟡 Borrador (draft).

4. Revisión y Aprobación: Del Borrador a la Deuda Real

Al abrir el aviso de cobro en estado Borrador (Ver en la tabla), el sistema habilita herramientas de control previo:

• PDF Borrador / Excel Borrador: En la barra superior, el Administrador puede descargar el reporte preliminar en PDF o Excel para compartirlo con la Junta de Condominio y revisar que no falte ningún rubro.
• Importar Cambios: Si la Junta aprueba ajustes en montos de presupuestos en la hoja de cálculo, el Administrador puede subir el Excel corregido y el sistema recalculará los totales al instante.
• Aprobar y Generar Deudas:
  Una vez que la Junta y la Administración dan su visto bueno definitivo, el Administrador pulsa el botón verde "Aprobar y Generar Deudas".

⚠️ ¿Qué ocurre internamente al pulsar "Aprobar y Generar Deudas"?

1. El estado del aviso cambia de draft a 🟢 Aprobado (approved).
2. El sistema distribuye matemáticamente cada presupuesto según las alícuotas de cada unidad activa.
3. Se crean los registros oficiales de Deuda (Debt) para cada apartamento en la base de datos.
4. Los saldos a favor (créditos) existentes en las propiedades se aplican automáticamente para amortizar o cancelar la nueva cuota.
5. A partir de este segundo, el residente ve su recibo actualizado al ingresar a su panel.

5. Distribución de los Recibos a los Propietarios

Con el aviso aprobado, el sistema ofrece tres mecanismos de entrega:

A. Envío Masivo por Correo Electrónico

En la cabecera del aviso o en la tabla de Avisos de Cobro, pulsa la acción "Enviar Avisos por Correo":

• El sistema encolará el envío automático y cada propietario con correo registrado recibirá en su bandeja de entrada su Aviso de Cobro individual en PDF.

B. Descarga de Notificaciones Individuales en ZIP

• Mediante el botón "Descargar ZIP Notificaciones", el Administrador obtiene un archivo comprimido (.zip) con todos los PDFs individuales de cada apartamento nombrados de forma ordenada (ej: Apto_1-A.pdf, Apto_1-B.pdf).
• Uso práctico: Permite a la administración enviar los recibos uno a uno por WhatsApp a aquellos vecinos que no utilizan correo electrónico o prefieren la mensajería directa.

C. PDF Combinado para Cartelera o Impresión

• La acción "PDF Combinado Notificaciones" genera un único archivo PDF continuo con todos los recibos del edificio, ideal para imprimir y colocar en casillero o cartelera informativa.

6. Consulta de la Propiedad y su Historial (Configuración > Propiedades)

Si un Administrador desea revisar el impacto de los avisos de cobro y los pagos de un apartamento en específico:

1. Ve al menú lateral en Configuración > Propiedades.
2. En la fila del apartamento deseado, haz clic en la acción "Historial" (ícono de reloj 🕒).
3. Se abrirá una ventana modal con el historial cronológico completo de esa unidad: todas sus deudas emitidas, sus recibos pagados, notas de crédito y su saldo consolidado al día de hoy.

Resumen de Preguntas Frecuentes

¿Se puede corregir un Aviso de Cobro si ya fue aprobado?

Si no se han aplicado pagos a las deudas emitidas, el Administrador dispone del botón "Revertir aprobación" en la vista del aviso. Esto eliminará las deudas generadas y regresará el aviso a estado Borrador para corregir cualquier presupuesto o tasa.

¿Qué ve el residente en su panel tras la aprobación?

El residente ingresa a su Panel Propietario y verá de inmediato su nuevo aviso de cobro en su lista de recibos pendientes, con el desglose en dólares, su equivalente en bolívares a la tasa oficial y la opción de pulsar "Reportar Pago".