Pago a Proveedores: Registro de cancelaciones, imputación de fondos y control de reparaciones

Aplica para: 🏢 Administradores (Ejecución de pagos) | 🏛️ Junta de Condominio (Aprobación y auditoría de egresos)

La contratación y cancelación de facturas a proveedores (empresas de ascensores, bombas de agua, servicios públicos, plomería o cerrajería) exige un estricto control contable: no basta con saber cuánto se pagó, sino de qué cuenta y de qué fondo provino el dinero.

En AdministroMiCondominio, el registro de estos desembolsos se centraliza en Pagos a Proveedores.

1. ¿Cómo registrar un Pago a Proveedor?

1. En tu panel de administración, dirígete en el menú lateral a Pagos a Proveedores.
2. Haz clic en el botón superior "Nuevo Pago a Proveedor".
3. Selecciona al Proveedor:
   Empieza a escribir el nombre de la empresa o técnico en el buscador del directorio global (ej: Ascensores Andinos C.A.). Si es un proveedor nuevo, puedes darlo de alta previamente en Recursos Humanos > Proveedores.
4. Datos de la Transacción:
   • Referencia / Nro Transacción: Escribe el número de confirmación bancaria (ej: REF-987654).
   • Fecha de Pago: Día exacto en que se debitaron los fondos. El sistema asistirá con la tasa oficial BCV de esa fecha.
   • Método de Pago: Selecciona si se canceló mediante Transferencia Bancaria, Pago Móvil, Efectivo, Zelle u Otro.
   • Monto Total (Bs. y USD): Introduce el monto cancelado. El sistema sincroniza automáticamente ambas monedas a la tasa del día.
5. Imputación de Fondos (¿De dónde salió el dinero?):
   Esta es una de las herramientas más potentes del software para mantener equilibrada la contabilidad del edificio:
   • Monto de Copropietarios (Bs.): Monto cubierto por la cobranza ordinaria del mes.
   • Monto de Fondo de Reserva (Bs.): Si el gasto correspondió a una emergencia o sustitución mayor (ej: cambio de motor de bomba), indica qué porción se pagó con el Fondo de Reserva o Fondo de Imprevistos.
   • Monto de Otros Fondos (Bs.): Si el condominio tiene fondos especiales de proyectos.
6. Presupuesto Relacionado: Asocia el pago al presupuesto correspondiente del período para cruzar la partida planificada con el gasto real.
7. Pulsa "Crear".

2. Estados del Pago

• 🟢 Pagado (paid): El desembolso fue liquidado con éxito y afecta de inmediato el saldo disponible de las cuentas del condominio.
• 🔴 Anulado (voided): Si una transferencia fue rebotada por el banco o hubo un error en la carga, el pago puede anularse revirtiendo el movimiento en los libros contables sin borrar la trazabilidad de la operación.

3. Transparencia y Control para la Junta de Condominio

Desde Mi Panel Junta, los directivos del edificio cuentan con supervisión total:

• Pueden contrastar el pago registrado contra la factura original del proveedor.
• Pueden verificar en los gráficos financieros cómo impactó el pago en la liquidez bancaria y en el saldo del Fondo de Reserva.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo pagar una parte en bolívares y otra en divisas?

Sí. El sistema permite registrar pagos mixtos creando dos registros de pago vinculados al mismo presupuesto (uno por la porción en bolívares y otro por la porción en divisas/Zelle), manteniendo la trazabilidad exacta de cada cuenta bancaria utilizada.

¿El pago a proveedor aparece en el aviso de cobro de los propietarios?

El pago en sí es una salida de tesorería (banco). Lo que se cobra a los propietarios es el Gasto / Presupuesto asociado en el Aviso de Cobro del mes. Si el gasto fue cubierto 100% por el Fondo de Reserva, no generará cobro adicional a los residentes en su cuota ordinaria.