Directorio Global de Proveedores: Cómo registrar y compartir proveedores de servicios
Aplica para: 🏢 Administradores (Registro y gestión) | 🏛️ Junta de Condominio (Consulta y auditoría)
En el día a día de un condominio, la contratación de proveedores externos es indispensable: desde empresas de servicios públicos esenciales (agua, electricidad, telecomunicaciones) hasta técnicos especializados en bombas de agua, ascensores, portones eléctricos, fumigación y pintura.
En AdministroMiCondominio, el módulo Recursos Humanos > Proveedores funciona bajo un concepto innovador de Directorio Centralizado y Colaborativo.
1. ¿Por qué la lista de Proveedores es global y compartida?
A diferencia de los datos privados de un edificio (como los apartamentos o los saldos), los proveedores de servicios en nuestra plataforma forman parte de una base de datos universal accesible para todos los condominios:
- Servicios Públicos y Monopolios Estatales:
En cada región o país existen entidades de servicios universales que atienden a todos los condominios por igual (por ejemplo: en el estado Carabobo la empresa hidrológica es Hidrocentro; a nivel nacional la electricidad es prestada por Corpoelec, o telefonía por CANTV). Registrar estas empresas una sola vez evita que cada edificio tenga que crear fichas duplicadas de la misma entidad pública. - Ecosistema de Soluciones Confiables:
Si un condominio registra a una empresa certificada en mantenimiento de ascensores, impermeabilización o cerrajería de seguridad, otros condominios de la zona pueden localizar fácilmente a ese proveedor calificado como una alternativa confiable ante emergencias. - Eficiencia en la Carga de Gastos:
Al asentar una factura de servicio o gasto, el Administrador no pierde tiempo creando al proveedor desde cero: basta con buscarlo por su nombre o RIF en el buscador autocompletable.
2. ¿Cómo registrar un nuevo Proveedor? (/admin)
Si necesitas contratar a una empresa o técnico que aún no figure en la plataforma:
- Ingresa a tu panel en administromicondominio.com/admin.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Recursos Humanos > Proveedores.
- Haz clic en el botón superior "Nuevo Proveedor".
- Completa los datos requeridos:
- Nombre o Razón Social: Nombre comercial o fiscal de la empresa/técnico (ej: Ascensores Andinos C.A. o Hidrocentro).
- RIF o Cédula Fiscal: Documento de identificación fiscal (ej:
J-12345678-0). - Correo Electrónico: Email corporativo o de contacto para solicitudes y comprobantes de retención.
- Teléfono: Número de contacto directo para emergencias.
- Dirección: Ubicación de la oficina o taller.
- Pulsa "Crear".
A partir de ese instante, el proveedor estará disponible para emitirle órdenes de compra, asociarlo a facturas en Finanzas > Gastos y registrarle sus correspondientes Pagos a Proveedores.
3. Consulta y Auditoría por la Junta de Condominio (/board-manager)
Los miembros de la Junta de Condominio pueden consultar en cualquier momento la lista de proveedores registrados en la plataforma desde Mi Panel Junta > Recursos Humanos > Proveedores. Esto permite al comité directivo verificar los datos fiscales de las empresas contratadas antes de aprobar un presupuesto o una reparación mayor.