Paneles de Historial (Admin History / Board History): ¿Cómo auditar ejercicios de años anteriores?

Aplica para: 🏢 Administradores | 🏛️ Juntas de Condominio (Entrantes y Salientes)

Cuando un condominio cambia de administración o requiere auditar años fiscales anteriores (ejercicios cerrados), es vital revisar las cuentas del pasado sin alterar la contabilidad ni las tasas de cambio de la gestión actual. Para ello, AdministroMiCondominio cuenta con la suite de Paneles Históricos.

1. Arquitectura en Espejo: Panel Activo vs. Panel Histórico

El sistema opera con dos entornos claramente diferenciados en el menú:

• Panel Activo (/admin o /board-manager):
  • Gobierna el ejercicio corriente del condominio.
  • Realiza cálculos financieros con las tasas oficiales diarias del BCV.
  • Emite los avisos de cobro y pagos vigentes.
• Panel Histórico (/admin-history o /board-manager-history):
  • Funciona como un archivo contable congelado e inmutable.
  • Almacena recibos de pago, facturas de gastos, nóminas pasadas y transacciones bancarias de periodos ya culminados.
  • Los montos en dólares y bolívares están fijados a la fecha en que ocurrieron, garantizando que una consulta histórica jamás modifique los saldos actuales.

2. Conciliación de Movimientos de una “Gestión Anterior”

Uno de los mayores dolores de cabeza al asumir un nuevo condominio ocurre durante las semanas de transición: ingresan transferencias al banco correspondientes a deudas de meses pasados o pagos dirigidos a la administración saliente.

En el panel histórico, los administradores disponen de un tipo de conciliación especial llamado: Ingreso Gestión Anterior

• ¿Cómo utilizarlo?:
  1. En Admin History > Transacciones Bancarias, ubique el movimiento pendiente de la época de transición.
  2. Al conciliar, seleccione el tipo “Ingreso de Gestión Anterior”.
  3. El sistema conciliará y justificará el movimiento bancario sin exigir un recibo emitido en la plataforma actual.
• Resultado: El saldo inicial del banco queda 100% justificado y cuadrado ante la Junta de Condominio, dejando el inventario de movimientos pendientes en cero.

3. Búsqueda Reactiva de Pagos Históricos

En periodos pasados, es común encontrar comprobantes con referencias bancarias incompletas o errores de tipeo. El buscador manual del módulo histórico permite localizar pagos antiguos simplemente escribiendo el número de inmueble (ejemplo: 3-A, PH, Local 2), levantando temporalmente las restricciones de fecha para facilitar el emparejamiento contable.